Als Gastgeber ist es wichtig, mit deinen Gästen vor ihrer Ankunft in Kontakt zu treten. In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Gäste über verschiedene Buchungsplattformen erreichst und welche Maßnahmen du ergreifen kannst, wenn du einen Gast nicht erreichen kannst.

Guest Messaging – dein Posteingang für alle Gastkommunikation

Die beste und zuverlässigste Möglichkeit, deine Gäste vor der Ankunft zu erreichen, ist die Nutzung von Guest Messaging. Diese Funktion vereinigt alle deine Gastkommunikation an einem Ort – egal, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder deiner eigenen Webseite kommt.

So greifst du auf Guest Messaging zu:

• Gehe zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Gespräche zu sehen.
• Oder öffne eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicke auf den Nachrichten-Link in der Buchungsdetailansicht, um direkt zum Gast zu gelangen.

KI-Assistent inklusive

Ein KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufig gestellte Gästefragen – zu Check-in, Ausstattung, Wegbeschreibungen und vielem mehr – basierend auf den Themen, die du in Einstellungen verwalten zuweist. Nachrichten werden auch automatisch zwischen deiner Sprache und der des Gastes übersetzt, sodass Sprache nie ein Hindernis darstellt. Du kannst jederzeit ein Gespräch übernehmen oder anpassen, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet.

Kontaktdaten der Gäste je nach Plattform

Guest Messaging funktioniert über alle Kanäle hinweg. Je nachdem, von welcher Plattform die Buchung stammt, sind zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) jedoch möglicherweise nicht sichtbar:

Plattform	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu und direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Wichtige Hinweise zu Kontaktdaten:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo werden die persönlichen Daten des Gastes von diesen Plattformen privat gehalten. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn er das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Gastgeber: Wenn du noch keinen bestätigten Check-in abgeschlossen hast, sind die Kontaktdaten des Gastes bis 2 Tage vor dem Check-in verborgen. Nach deinem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Was tun, wenn du den Gast nicht erreichen kannst?

Versuche diese Methoden der Reihe nach:

1. Guest Messaging (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig von der Plattform.
2. WhatsApp – sende eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Anruf – falls keine Antwort auf WhatsApp kommt.
4. E-Mail – folge auf, falls verfügbar.

Tipp für deine Nachricht:

Halte deine Nachricht freundlich und prägnant. Beispiel:

„Hallo [Gastname], ich bin [dein Name] vom [Eigenschaftsname]. Ich möchte nur deine Ankunftszeit bestätigen. Bitte lass mich wissen, wenn du Zeit hast. Ich freue mich darauf, dich willkommen zu heißen!"

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet:

Wenn du über alle Kanäle hinweg keine Antwort erhalten hast und der Check-in in den nächsten 7 Tagen ansteht, kontaktiere unser Support-Team über das Holidu-Hilfesystem. Unser Team kann die Buchungsdaten überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen, wenn nötig.

Best Practices, um Kommunikationslücken zu vermeiden

1. Kontaktiere Gäste frühzeitig über Guest Messaging. Eine freundliche Willkommensnachricht ein paar Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent kann automatisch Folgefragen beantworten.
2. Sende klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stelle sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdetails kennen.
3. Nutze automatisierte Nachrichten. Automatisierte Guest Connect-Nachrichten arbeiten zusammen mit Guest Messaging – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Aktiviere Self-Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Stress in letzter Minute, wenn die Kommunikation verzögert wird.
5. Bitte Gäste, ihre Ankunftszeit 2–3 Tage im Voraus zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf dem gleichen Stand.

Wichtiger Hinweis zu persönlichen Daten

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Gassinformationen in deinem Namen zu sammeln. Wenn du diese Daten zu Registrierungszwecken benötigst, kontaktiere die Gäste bitte direkt. Unser lokales Support-Team steht dir 7 Tage die Woche zur Verfügung, wenn du Hilfe benötigst.

Kontakt zum Support

Falls du weitere Fragen hast oder bei der Kontaktaufnahme mit deinen Gästen Unterstützung benötigst, nutze das Kontaktformular in deinem Holidu-Konto. Unser Support-Team ist bereit, dir zu helfen.