Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen nur Provisionsrechnungen an Sie (den Gastgeber oder Eigentümer) aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu ermöglicht die Zahlungsabwicklung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister — und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen für Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast bezahlt hat.
• Stellen Sie Rechnungen nur ab dem Ankunftstag des Gastes aus. Der Entwurf kann vorher vorbereitet werden.
• Lokale Steuergesetze können unterschiedlich sein — konsultieren Sie im Zweifelsfall einen Steuerberater.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gäste mit einer Rechnung oder einem Beleg für ihren Aufenthalt zu versorgen.

Holidu ermöglicht nur die Zahlungsabwicklung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Eigentümer vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung bleiben.

Für professionelle Gastgeber, die mit einer gültigen Steuernummer tätig sind, ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese ausdrücklich anfordert oder nicht. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften.

Hinweis für Objekte auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer des Festlandes (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Objekte auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, müssen aber den IGIC-Bestimmungen entsprechen.

Was ist das Gast-Rechnungstool?

Um es Ihnen leichter zu machen, stellt Holidu das Gast-Rechnungstool in Ihrem Gastgeberkonto zur Verfügung. Das Tool hilft Gastgebern, direkt über ihr Holidu-Konto rechtlich konforme Rechnungen zu erstellen.

Wichtigste Funktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Generieren, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuergesetze.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und geben Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgegebene Rechnung nicht mehr bearbeitet oder geändert werden kann. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Wenn Sie „Speichern und ausstellen" wählen, wird sie endgültig und nicht mehr veränderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Objekte verwalten, wählen Sie das mit der Buchung aus.
2. Gehen Sie auf die Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gast-Rechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Objekte verwalten, wählen Sie das mit der Buchung aus.
2. Gehen Sie auf die Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

So konfigurieren Sie Ihre Gast-Rechnungseinstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und den lokalen Steuerbestimmungen entsprechen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und rechtlichen Informationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Hauptwohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Anzeigeinstellungen der Rechnung an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in den Rechnungseinstellungen umschalten:

• Umsatzsteuer anzeigen: Aktivieren Sie dies, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Umsatzsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, Ihre Steuernummer, persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments ein- oder auszublenden.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten Standard für Ihre Rechtsfußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Danksagung oder einen spezifischen rechtlichen Haftungsausschluss, der von Ihrer Region verlangt wird).

Wählen Sie, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Objekte unter mehr als einem Unternehmen verwalten — zum Beispiel als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen das Objekt in Ihrem Namen verwaltet — können Sie jetzt kontrollieren, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie das Objekt direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen Rechnungen stellen, das Sie führen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen das Objekt in Ihrem Namen verwaltet, und entweder Sie oder dieses Unternehmen muss die Rechnung ausstellen

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab — wir wählen automatisch das aus, das für diese spezifische Buchung gilt. Wenn dies nicht korrekt ist oder Sie als ein anderes Unternehmen abrechnen möchten, können Sie es vor der Ausstellung ändern.

Verwaltungsort: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil plus alle, die Sie selbst erstellt haben. Sie können ein Profil jederzeit hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Änderungen manuell vorgenommen? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, werden wir Sie fragen, ob Sie sie als neues speichern möchten — damit Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil führt seine eigene Zählung und warnt Sie vor einer Duplizierung, damit Ihre Nummern unabhängig davon, welches Unternehmen Sie abrechnen, sauber bleiben.

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Wählen Sie Buchungsdetails: Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller — wir wählen ihn automatisch aus, aber Sie können ihn hier wechseln.

1. Geben Sie Gastinformationen ein: Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und seine Steuernummer ein (falls zutreffend).
2. Überprüfen und passen Sie an: Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Objektname und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der Rechtlichen Fußzeile hinzufügen. Die in der Rechtsfußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

1. Finalisieren Sie die Rechnung:
   • Abbrechen: Beenden Sie das Formular ohne Ihre letzten Änderungen zu speichern. Der Entwurf bleibt in Ihrer Liste.
   • Speichern und schließen: Behalten Sie es als Entwurf für spätere Bearbeitungen.
   • Speichern und ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Nach der Ausstellung kann sie nicht mehr geändert werden.
2. Lieferung:
   Nach der Ausstellung wird die Rechnung automatisch per E-Mail an Ihren Gast verschickt, mit der PDF im Anhang. Sie können die PDF auch jederzeit aus dem Tool herunterladen, wenn der Gast diese z. B. erneut anfordert.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie:

• Automatische Generierung aktivieren: Aktivieren Sie dies, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung vergibt und Sie Zeit bei der manuellen Buchführung sparen.

Rechnungsstellung für Extras

Um für zusätzliche Leistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus Rechnungen zu stellen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für den Aufenthalt und generieren dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuernummer für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland sollte die persönliche Steuernummer (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden (diese Information wird nicht automatisch auf alle R