So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion (Erweitertes Check-in) über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen behördlichen Expertise der Holidu-Regionalteams, sodass Sie ohne umfangreiches Regelwerk der Behörden konform bleiben können.

1. Registrierung bei der zuständigen Behörde

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen Lokalbehörde registrieren. Je nach Region gibt es verschiedene Optionen:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien und Baskenland)	SES.Hospedajes	So verbinden Sie sich mit SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos d'Esquadra herstellen
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza herstellen
Portugal	SIBA	So verbinden Sie sich mit SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Gast-Check-in-Funktion in Italien | Statistische Meldung in Italien

Dieser Schritt ist erforderlich, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. Verbindung Ihrer Unterkunft mit der Behörde mithilfe der Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in der Holidu-App zum linken Seitenmenü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online Check-in".
2. Sie sehen eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder der Behörde verbinden möchten.
3. Ein Bildschirm zeigt eine Liste Ihrer Unterkünfte mit dem Verbindungsstatus für jede Unterkunft. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.
4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an die Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Zugangsdaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten, sondern die Anmeldeinformationen, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
6. Klicken Sie auf „Validieren".
7. Nach erfolgreicher Aktivierung klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft nun mit der zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, beachten Sie Folgendes:
   • Verwenden Sie den richtigen Steuerkennzeichen. Dies ist entweder Ihre Identitätsnummer oder die NIE, wenn Sie nicht spanisch sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige ID- oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldeinformationen, die Sie von Ihrer Lokalbehörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldung.
10. Sie können das Formular jetzt schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach abgeschlossener Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

Nach abgeschlossener Einrichtung funktioniert das System automatisch:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Reisepass oder Ausweis). Dies muss für alle Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Wenn der Gast immer noch nicht reagiert, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

⏰ Wichtig: Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gästdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 So erkennen Sie den Status auf der Buchungsseite

Status	Beschreibung
Gestartet, aber Daten fehlen	Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Bis dieser für jede reisende Person abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Gästdaten vollständig, aber noch nicht übertragen (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)	Die Daten sind vollständig, aber noch nicht versendet.
Gästdaten erfolgreich an die Behörde übertragen	Der Übertragungsprozess war erfolgreich.
Fehler bei der Meldung der Daten	Bei der Datenübertragung ist ein Fehler aufgetreten. Unten geben wir einige Tipps zur Behebung dieses Problems.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Lösung
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie den Gast oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetails aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie, ob die Anmeldeinformationen, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Wenn Sie dies bereits überprüft haben und der Fehler weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support, um das Problem zu beheben.

4. Wie Sie das Gästebuch herunterladen

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details".
3. Suchen Sie im oberen Bereich des sich öffnenden Pop-ups die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf und dann auf „Alle herunterladen".

5. So füllen Sie die Gästdaten manuell aus

1. Klicken Sie im Online-Check-in-Fenster auf die Registerkarte Buchungen.
2. Sie sehen eine Liste der Buchungen, identifiziert durch den Namen des Hauptgastes. Es gibt auch eine Spalte, die den Status der Daten und der Übertragung anzeigt.
3. Wenn Sie auf „Status-Info" klicken, wird die Bedeutung jedes Symbols basierend auf seiner Farbe angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Namen des Gastes, um die Seite „Gästdetails" zu öffnen, auf der Sie die Informationen ausfüllen können.

6. Grundlegende Statusfarben verstehen

Status	Symbol/Kennzeichnung	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Blau • Abgeschlossen	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; Daten sind zur Übermittlung bereit (falls zutreffend).	Keine Maßnahmen erforderlich; überprüfen Sie die Details, wenn örtliche Vorschriften eine Überprüfung erfordern.
Gast-Check-in ausstehend	Grau • In Bearbeitung	Der Gast hat nicht alle erforderlichen Felder ausfüllt.	Kontaktieren Sie den Gast, um fehlende Details zu ergänzen.
Polizeimeldung erfolgreich	Blau • Versendet	Gästdaten wurden wie erforderlich an die Behörden übertragen.	Fahren Sie mit der standardmäßigen Vorbuchungs-Kommunikation fort.
Polizeimeldung fehlgeschlagen	Rot • Fehlgeschlagen	Bei der Datenübermittlung an die Behörden ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Datengültigkeit; eskalieren Sie an Support, wenn das Problem weiterhin besteht.

Wichtiger Hinweis: Wenn die Datenübertragung fehlgeschlagen ist, weil die Verbindung zu den Behörden nicht korrekt eingerichtet wurde, müssen Sie die Verbindung zu den Behörden korrigieren, die Gästinformationen überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Felder fehlen, und dann die manuelle Neuzusendenoption verwenden.

7. Manuelle Übermittlung von Daten an die Behörden

Wenn die automatische Übermittlung fehlgeschlagen ist, können Sie versuchen, die Daten manuell zu senden – es ist jedoch wichtig, zu überprüfen, ob die Verbindung korrigiert wurde und die erforderlichen Gästdaten vollständig sind:

1. Stellen Sie sicher, dass die Anmeldeinformationen korrigiert wurden und die Gästdaten vollständig sind.
2. Klicken Sie auf „Gästdaten manuell senden".

Weitere Unterstützung: Wenn Sie weitere Fragen zur Online-Check-in-Funktion haben oder Probleme auftreten, besuchen Sie unser Hilfe-Center oder kontaktieren Sie unseren Support-Team.